“ใบวางบิล กับใบแจ้งหนี้ คือ” เชื่อว่าผู้ประกอบการหลายๆท่านน่าจะรู้จักกันดี แต่ก็อาจมีผู้ประกอบการหน้าใหม่อีกหลายๆท่านเหมือนกันที่อาจจะยังไม่รู้จัก ใบวางบิล กับใบแจ้งหนี้ ว่าคืออะไร ใช้ตอนไหนและทั้งสองใบนี้ต่างกันอย่างไร และสำหรับพ่อค้าแม่ค้าออนไลน์ ต้องออก ใบวางบิล และใบแจ้งหนี้ ด้วยไหม ทางเรา Forward จึงจะมาไขข้อสงสัยนี้ให้ผู้ประกอบการหน้าใหม่เข้าใจกันนะครับ

ใบวางบิล คืออะไร ใบแจ้งหนี้ คืออะไร

ต้องบอกก่อนว่า ทั้งใบวางบิลและใบแจ้งหนี้ เป็นเอกสารที่ผู้ประกอบการต้องออกให้ลูกค้าเพื่อแจ้งให้ทราบถึงจำนวนเงินที่ต้องชำระ รายละเอียดของสินค้า และวันเวลาที่ต้องชำระเงินตามกำหนด เพื่อให้ลูกค้าชำระค่าใช้จ่ายอย่างถูกต้อง ส่วนใหญ่เอกสารประเภทนี้มักจะใช้กับธุรกิจขายสินค้าหรือบริการที่มีรอบของการชำระเงินแบบให้เครดิต

ใบวางบิล แตกต่างกับ ใบแจ้งหนี้ อย่างไร

สำหรับความแตกต่างของ ใบวางบิล กับใบแจ้งหนี้ ทางเราขออธิบายเป็น 2 ประเด็นนะครับ

1.ลักษณะเอกสาร ใบวางบิล กับใบแจ้งหนี้

บวางบิล ใบวางบิลจะเป็นเอกสารสรุปยอดชำระเงิน โดยจะรวมยอดคงค้างที่ลูกค้าค้างชำระทั้งหมดไว้ในใบนี้ ในส่วนของรายละเอียดของในของใบวางบิลแทบไม่ต่างกันกับใบแจ้งหนี้ บางครั้งเราก็มักจะเห็นเอกสารทั้งใบวางบิลและใบแจ้งหนี้ ออกรวมชุดกันเลย เช่น เอกสาร ใบแจ้งหนี้/ใบวางบิล

ใบแจ้งหนี้ ใบแจ้งหนี้เป็นเอกสาร แจ้งลูกค้าให้ทราบถึงรายละเอียดสินค้าหรือบริการที่ได้ส่งมอบให้กับลูกค้าเสร็จสิ้นแล้ว ว่ามีอะไรบ้าง มีรายละเอียดสินค้าหรือบริการอย่างไร จำนวนเท่าไหร่ และต้องชำระภายในวันเวลาเมื่อไหร่

 

2.ใบวางบิล กับใบแจ้งหนี้ ออกตอนไหน

ใบวางบิล ใบวางบิลจะถูกออกเมื่อเรียกเก็บเงินตามระยะเวลาครบกำหนดที่เราให้กับลูกค้าหรือใช้แจ้งยอดชำระตามวันที่กำหนดวางบิล

ใบแจ้งหนี้ ใบแจ้งหนี้โดยปกติ จะออกทุกครั้งหลังงาน นั้นๆ เสร็จสิ้น เช่น ส่งของเสร็จ หรือให้บริการเสร็จสิ้น (นอกจากได้ตกลงกับลูกค้าไว้เป็นแบบอื่น)

นอกจากรายละเอียดของสินค้าบริการ การชำระเงินแล้ว ใบวางบิล กับใบแจ้งหนี้ ต้องมีรายละเอียดเหล่านี้ด้วยนะครับ

ข้อมูลของผู้ประกอบการ(ผู้ออกใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้)

1.ชื่อและที่อยู่บริษัท

2.เลขประจำตัวผู้เสียภาษี

3.เบอร์ติดต่อบริษัท

4.เลขที่ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้

5.ลายเซ็นผู้วางบิล และวันที่ออกเอกสาร

ข้อมูลของลูกค้า(ผู้รับใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้)

1.ชื่อและที่อยู่ลูกค้า

2.เลขประจำตัวผู้เสียภาษี

3.รายละเอียดสินค้าบริการที่สั่งซื้อ ระบุยอดรวมของค่าใช้จ่ายที่ต้องชำระ

4.วันที่กำหนดชำระเงิน

5.ลายเซ็นผู้รับวางบิล และวันที่รับเอกสาร

ร้านค้าออนไลน์ต้องออก ใบวางบิล กับใบแจ้งหนี้ไหม

มาถึงตรงนี้แล้วสำหรับยุคปัจจุบันนี้คงจะมีคำถามจากผู้ประกอบการค้าออนไลน์ หลายท่านคงสงสัยกันว่า สำหรับร้านค้าออนไลน์จะต้องออกใบวางบิลกับใบแจ้งหนี้ ด้วยไหม และจะต้องออกยังไง

ถ้าหากเป็นธุรกิจร้านค้าออนไลน์ ที่ขายส่ง หรือ ขายปลีก เป็นล็อตใหญ่ๆ การออกใบวางบิลและใบแจ้งหนี้ ก็ยังถือว่าจำเป็นต้องออกอยู่ครับ แต่ว่า!! ทางร้านสามารถออกเป็นบิลรายการสินค้าออนไลน์ แทนได้ใบวางบิลกับใบแจ้งหนี้เพื่อแจ้งยอดชำระให้กับลูกค้าได้ครับ (เนื่องจากพ่อค้าแม่ค้าออนไลน์จะออกใบวางบิลกับใบแจ้งหนี้ในรูปแบบของบิลรายการสินค้าแทนเพราะถือว่าการใช้อยู่ในลักษณะเดียวกันครับ)

หากใครอ่านมาถึงตรงนี้แล้วก็ พอจะทราบรายละเอียดและความแตกต่างของ ใบวางบิล กับใบแจ้งหนี้ แล้วพอสมควรนะครับ อย่าลืมว่าใบแจ้งหนี้เป็นเอกสารสำคัญมากเพราะเป็นเอกสารแจ้งหนี้อย่างเป็นทางการให้กับลูกค้าซึ่งมีผลต่อการบันทึกบัญชีรับรู้รายได้ของกิจการ ส่วนใบวางบิลถึงแม้จะมีความคล้ายกับใบแจ้งหนี้ แต่ก็ไม่ได้บังคับว่ากิจการต้องออกใบวางบิล ซึ่งสามารถตกลงกับลูกค้าได้ว่าต้องการให้ออกใบวางบิลไหม วางบิลเมื่อไหร่ จะได้ออกเอกสารอย่างถูกต้องและสามารถเก็บเงินได้อย่างไม่มีปัญหาครับ สุดท้ายท่านผู้อ่านอย่าสับสนเรื่อ “ใบกำกับภาษี” กับใบวางบิลและใบแจ้งหนี้นะครับเพราะมันแตกต่างกันอย่างมาก ทั้งนี้ทาง Forward จะมาขอเล่ารายละเอียดเกี่ยวกับประเด็น “ใบกำกับภาษี” ให้ผู้อ่านฟังในบทความถัดไปครับ

ติดต่อสอบถาม Forward โทร. 083-983-5169